Les entreprises de routage : les services fournis

On pourrait croire, à tort, que les entreprises de routage ne s’occupent strictement que de routage, c’est-à-dire qu’elles ne prennent en charge que les envois en grand nombre. Or, on constate depuis plusieurs années maintenant, que ces professionnels proposent en plus de l’impression et routage de documents, une gamme étendue de prestations que nous allons détailler ci-dessous. Votre entreprise bénéficie ainsi d’un interlocuteur unique pour diverses opérations destinées à optimiser votre communication et la productivité de votre entreprise.

Découvrons donc les principaux services proposés par les spécialistes de l’acheminement du courrier sur le marché.

Le traitement informatique des fichiers à envoyer?

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Ce service intervient en amont de l’impression et routage papier de vos documents mais s’adresse également aux utilisateurs du routage fax ou emails. Il permet d’envoyer à distance vos documents à l’entreprise de routage et vous évite ainsi tout déplacement. Vous gagnez donc un temps précieux et la productivité de votre entreprise s’en retrouve renforcée.

Quels sont les autres intérêts d’un traitement informatique externalisé ? :

• Les entreprises qui proposent cette prestation travaillent vos fichiers afin de les optimiser pour l’envoi en grand nombre. Ils rendent vos données plus attractives, plus professionnelles et interviennent aussi bien au niveau de l’image de votre entreprise véhiculée par ces données que sur l’envoi lui-même.
• Les entreprises spécialistes dans le domaine du traitement informatique des données vous proposent également la location de fichiers d’adresses. Vous pouvez ainsi enrichir votre carnet d’adresses de contacts ciblés, intéressants pour votre entreprise. Vous pouvez cibler vos envois et choisir parmi des fichiers aussi bien de professionnels que de particuliers.

Envoi routage : comparez les fournisseurs

L'impression et le routage papier

Il est entendu que cette prestation d’impression ne concerne que le routage papier, le routage de fax ou d’emails étant tout à fait dématérialisé. Les spécialistes du routage vous proposent donc cette prestation dans le cadre du routage postal dans le but de personnaliser vos envois afin de rendre votre communication plus efficace, plus ciblée.

Vous pouvez choisir parmi différents types d’impression pour routage papier comme l’impression à jet d’encre ou laser, recto/verso, noir et blanc ou couleur…Vous avez la possibilité également de choisir la police de vos envois, d’ajouter une signature…Bref de personnaliser au maximum vos envois afin de les rendre unique et de les démarquer de la concurrence.

L’impression est possible sur n’importe quel support autre que le fichier papier, comme les colis, le plastique. Pour encore plus d’originalité, il est conseillé de faire appel à des entreprises possédant en interne un service dit de « création » : des graphistes professionnels pourront ainsi prendre en charge la conception de votre document en adaptant texte et charte graphique selon vos exigences et votre message à faire passer.

Le façonnage du courrier : mise en forme et mise sous pli

Cette étape ne concerne que le routage papier. Elle consiste à mettre en forme vos courriers, du pliage à l’étiquetage en passant par l’agrafage ou la perforation. Voici les différentes étapes du façonnage :

• La mise sous pli : établir un pli pour vos courriers (il existe tout une variété de plis à choisir en fonction du nombre de feuilles que contient votre courrier et du type d’enveloppes choisies : plis simples, des plis croisés, des plis accordéon…).
• L’assemblage des documents s’il contient plusieurs feuilles à brocher par exemple (catalogue, prospectus etc)
• Le collage, l’agrafage, la perforation.
• La mise sous enveloppes.
• La mise sous plastique nécessaire dans certains cas.
• Le colisage.
• L’impression ou le collage d’adresses, également appelé étiquetage.

Toutes ces opérations sont donc réalisées par le prestataire d’impression et routage postal qui fonctionne la plupart du temps avec des machines destinées à ces tâches mais peut également répondre à des demandes plus personnalisées en réalisant ces opérations manuellement (toutefois, il s’agira alors de commandes plus réduites en terme de quantité).

L’affranchissement

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Toujours pour le routage postal, les entreprises proposent de se charger de l’affranchissement de vos envois. Grâce à leur expertise, vous êtes certain de payer au juste prix vos affranchissements en fonction du poids de vos envois, de leur nombre et des différents tarifs proposés par la Poste.

En effet, les entreprises d’impression et routage postal qui proposent cette prestation utilisent des machines à affranchir sophistiquées qui permettent de :

• Peser vos envois grâce à une balance postale, définir au plus près le poids de vos envois et donc leur prix.
• Contrôler le montant de vos dépenses en affranchissement grâce à des logiciels de gestion de comptes intégrés dans la machine.
• Affranchir aussi bien les colis que les enveloppes.
• Garder en mémoire les tarifs en vigueur à la Poste (écopli, vignettes, envois en nombre, envois à l’étranger etc).

Grâce à cette prestation d’affranchissement, non seulement votre entreprise gagne un temps précieux mais en plus elle a la garanti de payer le prix juste et réalise ainsi des économies conséquentes.

Le dépôt en poste

Les sociétés d’impression et routage proposent de se charger de l’envoi de vos courriers.

Là encore, plus besoin de réquisitionner du personnel pour déposer vos enveloppes à la Poste ou en boîte aux lettres ! Les spécialistes de l’impression et routage courrier peuvent également faire venir un agent de la Poste sur le lieu de routage. A vous de choisir la solution qui vous convient le mieux en fonction de votre budget et du nombre de vos envois.

La gestion du courrier après l’envoi

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On pourrait penser qu’une fois l’impression et routage réalisés, les entreprises de routage n’interviennent plus. Or, elles sont de plus en plus nombreuses à proposer des services dits de « fulfilment » qui consistent à prendre en charge les tâches administratives liées à l’envoi du courrier.

Parmi ces tâches, on peut citer:

• La gestion des retours NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée),
• Les relances pour les abonnements,
• L’édition de chèques,
• La prise en charge des relations clients…

Une prestation utile, qui couvre le routage jusque dans ses moindres détails, encore une fois destinée à vous faire gagner en productivité.

Les spécialistes du routage peuvent donc prendre en charge la totalité des opérations liées à ce domaine : traitement des fichiers, impression et routage, traitement des retours… vous permettant d’externaliser à 100% votre service courrier.

Avant de choisir le prestataire le mieux adapté à votre activité, il est recommandé de faire établir plusieurs devis auprès de plusieurs professionnels du secteur. Vous pourrez ainsi opter pour celui dont l’offre est la mieux adaptée à vos besoins et à votre budget.