Le routage du courrier : découvrez le lexique et définitions!

L’univers du routage est très spécifique et les prestataires spécialisés sur ce secteur utilisent bien souvent un vocabulaire technique, propre à ce domaine. Pour une meilleure communication avec eux et pour vous faire mieux comprendre, il est nécessaire de vous familiariser avec le vocabulaire employé. Vous trouverez ci-dessous quelques définitions à retenir ainsi qu’une liste non exhaustive des mots couramment employés par les professionnels actifs sur le marché du routage de courrier.

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Quelques définitions à connaître

• Routage : processus d’envoi du courrier en nombre qui comprend plusieurs étapes parmi lesquelles l’impression, la mise sous pli, l’étiquetage, le dépôt à la Poste.
• Routage postal : désigne les envois papier effectués par la Poste.
• Routage internet : concerne les envois dématérialisés (fax, emails, SMS)
• Routage manuel : les opérations de routage (pliage, mise sous pli, tri) sont effectuées à la main. Concerne des petites quantités et des envois très personnalisés (taille des enveloppes non standard, inscription manuscrite des adresses, etc.).
• Fulfilment : service proposé par les professionnels du routage qui intervient après l’envoi de courrier et regroupe les opérations de suivi des envois, la gestion des relations clients, les relances téléphoniques etc.
• Mailing list : également appelée liste de diffusion, elle compile les fichiers de particuliers et de professionnels qui constituent la cible de l’envoi.
• Machine à mise sous pli : machine qui permet de mettre sous pli automatiquement le courrier et permet donc une gestion interne du traitement des envois par l’entreprise. Elle peut être connectée à un logiciel d’affranchissement et peut se doter d’une balance pour peser les envois.
• Dédoublonnage : analyse de la base de données visant à repérer et à supprimer les adresses inscrites en double pour une optimisant de vos fichiers clients. Opération effectuée automatiquement par un logiciel d’analyse de données.
• Affranchissement : étape qui consiste à payer une taxe postale donnant le droit d'envoyer vos courriers par La Poste.
• NPAI : N’habite Pas à l’Adresse Indiquée. La gestion des NPAI est proposée par les prestataires du routage pour actualiser et rendre plus performantes votre base de données. En effet, plus le nombre de NPAI est élevé, moins votre opération de routage a été efficace.
• Façonnage : il s’agit de toutes les techniques qui permettent de donner à votre courrier sa forme finale (pliage, découpe, reliure, pelliculage, assemblage…).

Le lexique à apprivoiser

• Le pli simple : pli en deux ;
• Le pli roulé : un pli vers la gauche, un autre vers la droite, la partie centrale passant en dessous ;
• Le pli croisé : un pli dans la largeur, un autre dans la longueur ;
• Le cassage : un pli en deux pour un document comportant plusieurs feuilles ;
• Le pli accordéon : un pli vers le dessus, un autre vers le dessous, la partie centrale passant au milieu ;
• Mise sous pli ;
• Bon à tirer ;
• Étiquetage ;
• Publipostage ;
• Mailing ;
• Fichiers clients ;
• Logiciel de routage (pour gérer en toute autonomie les envois de courriers dématérialisés) ;
• Courrier indésirable (courrier électronique qui n’est pas arrivé dans la boîte de réception du destinataire pour cause de risques de virus ou de spam).